Dance Studio Ägare | April 2024

Vi satte oss ner den här veckan med ClassJuggler Dance Jon Koerber frågar honom vad studioägare bör tänka på när de diskuterar om det är dags att köpa och installera program för dansstudio för att hjälpa dem att driva sin verksamhet.

Eftersom du är VD för ett företag som tillhandahåller programvara online, skulle du inte vara benägen att alltid säg, 'Nu är det dags!'?

' Du kanske blir förvånad över att höra detta, men nej, nu kan det inte vara rätt tid för dig att börja använda en mjukvaruprodukt som hjälper dig att hantera ditt dansföretag. ”

Och då kan det vara rätt tid?

'Självklart! I själva verket förmodligen. Men för att veta säkert tror jag att det finns minst fem viktiga frågor som dansstudioägare eller chefer bör ställa sig själva. Till att börja med bör du fråga: ”Blir mitt företag för stort för att hantera manuellt?” ”

Jag antar att du menar, hur många studenter behöver jag innan det är vettigt att börja hantera min dansstudio med programvara?

”I grund och botten, ja. För att svara, låt oss börja med en analogi. Antag att du vill sy din egen outfit, du behöver inte skaffa och driva en textilfabrik, eller hur? Självklart inte. En enkel symaskin är troligen det mesta du behöver. Men om du vill sy hundra klädesplagg varje vecka, den enkla symaskinen kanske inte är upp till uppgiften, eller processen kan vara för långsam på en symaskin för konsumentkvalitet jämfört med effektiviteten du får från ett kommersiellt, datoriserat textilsystem.

På samma sätt, med din studio, om du precis börjar eller medvetet håller din dansskola mycket liten - säg med mindre än 30 elever - kommer det att finnas en gräns för effektiviteten du kan få från att ha programvara för att hantera schemaläggning, bokföring och studentjournaler, för även den enklaste och bästa schemaläggningsprogrammet kan vara överdrivet om din anmälan är liten eller om du kör en mycket begränsad mängd klasser varje vecka - precis som du inte behöver en fabrik för att göra en klänning. Men när din anmälan börjar bli 40, 50 eller 100 elever, eller om du börjar lägga till lektioner och instruktörer, klamrar sig fast på dessa kalkylark, klisterlappar och andra diverse verktyg som du började använda när du först öppnade dina dörrar kommer bara att hindra din tillväxt snarare än hjälp Det.'

Jon Koerber.

lily pearl black age

Sedan hur burk Jag säger när min skola är tillräckligt stor för att det är vettigt att investera i dansstudioprogramvara?

”Det finns inget magiskt antal studenter eller klasser i sig. Men när ditt elevantal och antalet klasser börjar växa, vet du innan någon när du börjar känna dig fast i all administration av att driva ett företag och spenderar mindre tid på att göra det du älskar - att lära ut dans. För en växande skola blir effektiviteten du får genom att installera och driva programvara för studiohantering uppenbar och programvaran kommer snabbt att betala för sig själv från den tid du sparar. ”

Och naturligtvis kommer det att finnas lite installationstid, försöker lära sig programvaran och sådant?

'Självklart. Och allas behov och inlärningshastigheter är olika. Så se till att programvaruleverantören du väljer har ett starkt kundutbildning och support rykte - och svarar snabbt på dina samtal och e-postmeddelanden. Det kan göra hela skillnaden i framgång eller misslyckande när du väljer att implementera hanteringsprogramvara!

Men vi har sett att även för dansstudioägare eller chefer som känner att de inte är datorsinniga, finner de snabbt tidsbesparingar och kostnadsbesparingar. Tänk på vad vissa studioägare har sagt om effektiviteten de har insett när de började använda våra. Till exempel berättade en studioägare att deras månatliga fakturering, som tidigare tog dagar att göra, nu praktiskt taget inte tar någon tid alls eftersom deras kunder kan se och till och med betala sitt saldo via vår kundportal. Och en av mina favoriter är hur en annan kund sa att hennes sena betalningar har minskat med 95 procent sedan vi implementerade vårt onlinebetalningssystem. ”

Vilken är den andra frågan jag bör ställa som studioägare?

”Fråga dig själv,” motiverar de inkomster som min studio genererar kostnaden för att investera i en affärsprogramvarulösning? ”Utan tvekan har några av dina läsare hört talas om” kostnads-nyttoanalys ”. När det gäller att köpa affärshanteringsprogramvara för din studio betyder det att du måste avgöra om den månatliga kostnaden för programvaran kommer att minska kostnaderna för din nuvarande affärseffektivitet om du skulle fortsätta göra saker manuellt snarare än att dra nytta av effektiviteten och kunskap du får genom att använda ett kraftfullt företagshanteringsverktyg. ”

Visst, tid är pengar, som vi alla vet. Men hur rekommenderar du att du gör en kostnads-nyttoanalys?

capezio austin

”Beräkna den tid du och din personal för närvarande spenderar varje månad för att spåra intäkter och kostnader, sammanställa månads- eller kvartalsrapporter om inkomst, utfall, närvaro, affärstillväxt och sådant, plus kundhanteringstid (registrering, fakturering, betalningar) - i princip alla dessa funktioner du gör manuellt som kan automatiseras med programvara. Multiplicera det med timpriset som du betalar personal som utför detta arbete, eller din egen tids värde. Du har sedan fått en solid dollarbelopp för att jämföra med programvarukostnaden. Dina nuvarande månatliga kostnader kommer nästan säkert att vara många gånger mer än de månatliga kostnaderna för programvara. Med rätt dansstudioprogramvara kan alla dessa månatliga administrativa uppgifter göras på några sekunder eller minuter istället för timmar eller kan göras av kunderna själva. ”

Vilken är den tredje frågan jag borde ställa?

”Den tredje frågan är en som du naturligtvis kommer att tänka på när du har gjort en kostnads-nyttoanalys:” Kommer den klassbaserade affärsprogramvaran jag väljer att leverera de effektivitetsbehov som behövs? bestäm vilka viktiga funktioner du behöver så att du kan matcha programvaran till ditt företag. Jag vill säga till studioägare att fokusera på sina fem bästa måste när man utvärderar programvara, så att de inte blir alltför fasta med att fatta beslut om trevliga funktioner eller funktioner som inte ger mycket värde för verksamheten. Spenderar det mindre tid med bokföring? Påskynda kundkontohanteringen? Få förmågan att snabbt köra statusrapporter om fakturering? Skicka ut 300 robotexter för att avslutas eller skicka e-post till alla dina torsdagsföräldrar? Kanske är det att ge kunderna möjlighet att göra saker själva som din personal nu gör, som att registrera sig för att vara kund, registrera sig för en klass eller betala för sina lektioner online? Att få dina instruktörer möjlighet att delta och spåra sina timmar på sin smartphone med vår personalportal kan vara en vinnare! Du får idén att identifiera dina främsta affärsbehov som en mjukvarulösning måste kunna hjälpa dig med. Och sedan, valfritt, gör också en lista över 'trevligt att ha' - funktioner som en mjukvaruprodukt kan erbjuda som skulle vara praktiskt men kanske inte är en affärsbrytare. Att dela upp din lista i behov kontra önskemål hjälper dig att välja rätt produkt. ”

Några förslag på det bästa sättet att se till att jag listar alla funktioner som är intressanta för mig, eftersom jag kanske inte vet vad programvaran kan?

'Säker. Ta en titt på det oberoende programvara för jämförelse av dansstudio, Capterra . Tjänsten jämför mer än 70 mjukvaruprodukter som är specifika för dansstudiornas behov. Men vissa av dessa programvarulösningar erbjuder bara en eller två funktioner för företagshantering, som bara bokföring eller bara klassplanering. Så här är tricket: använd Capterra-produktjämförelsens 'Filterresultat' checklista verktyg, som du ser i den vänstra kolumnen. Kontrollera bara något av objekten i listan som är viktiga för dig och klicka sedan på 'Använd filter'. Det kommer att förkorta listan över konkurrenter till bara de som har de funktioner du letar efter. ”

Och den fjärde frågan jag borde ställa?

”Den fjärde frågan är helt enkelt den här:” Vad tycker andra om just den här programvaran jag tittar på? ”Två bra resurser för att få svaret på det är Serchens programlista för dansskolan eller Capterras lista . Lägg märke till deras totala poäng från kunderna (båda sidorna använder en fempunktsskala) och bläddra igenom recensionerna själva, precis som du kanske skulle köpa en produkt på Amazon. Och precis som Amazon kundrecensioner, leta efter vad mest av dem säger, eftersom det alltid kommer att finnas några udda där ute - en granskare som hatar en viss funktion som 50 andra ägare älskar. Ändå är sådana listor oerhört värdefulla för att välja den bästa mjukvaran för att tillgodose behoven hos din dansstudio. ”

Vilket leder till den femte frågan jag borde till…

'' Har jag tid att göra detta? ”Jag är säker på att alla dansstudioägare som försöker bestämma om de ska köpa eller inte redan undrar detta. Låt oss inse det, att analysera om tidpunkten är rätt, välja rätt leverantör och sedan få programvaran att fungera för ditt företag tar lite tid. Men om en dansstudios ägare eller chef känner att de helt enkelt inte har tid att göra detta arbete, är det faktiskt bästa indikatorn att de inte driver sin verksamhet utan att deras verksamhet driver dem! Det är just dags att ta steget till att använda programvara för studiohantering. Jag känner ägaren till ett klassbaserat företag i Seattle-området som fortfarande försöker fungera utan någon programvara, trots att de har över tusen studenter. Det var en mardröm och dyrt. Hon var tvungen att anställa fler anställda per student än något annat företag jag känner till. Självklart spenderar hon mycket mer per månad på lön sedan hon någonsin skulle betala för programvara varje månad.

Och ja, medan det tar tid att undersöka för att välja rätt programvaruleverantör kan det spara mycket pengar senare. Det är viktigt att du gör ett smart val vid ditt första programvaruköp, för även om du alltid kan byta senare kan arbetet med att göra det vara skrämmande. ”